Informacje na temat obowiązujących w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
I. Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach lub na rzecz ZGM w tym:
• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• stażysta,
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
II. Czego może dotyczyć zgłoszenie?
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt. 1-16.
III. Jak mogę przesłać zgłoszenie?
Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są w postaci pisemnej, za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń. Formularz służący do przesłania zgłoszenia jest dostępny na stronie: zgm-gliwice.whiblo.pl. Na tej samej stronie można także monitorować status swojego zgłoszenia.
IV. Co muszę podać w zgłoszeniu?
Zgłoszenie powinno zawierać:
1. orientacyjny lub precyzyjny termin zdarzenia,
2. opis nieprawidłowości, w tym również:
o dane osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, a jeśli wskazanie osoby nie jest możliwe – nazwę działu,
o dane kontrahenta Zakładu – jeżeli sygnalistą jest osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
3. imię i nazwisko zgłaszającego,
4. adres do kontaktu.
Zgłoszenie może zostać uzupełnione zebranymi dowodami i wykazem świadków. Łączny rozmiar dołączanych plików nie może przekraczać 20 MB. Zgłoszenie wraz z załącznikami należy przesyłać wyłącznie przez formularz dostępny na stronie zgm-gliwice.whiblo.pl. Uzupełnianie zgłoszenia innymi kanałami kontaktu (np. pocztą elektroniczną lub tradycyjną korespondencją) nie jest dopuszczalne.
Zgłoszenie przesłane przez formularz dostępny na stronie zgm-gliwice.whiblo.pl będzie zaszyfrowane i w sposób poufny przekazane do Dyrektora ZGM. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
________________________________________
INFORMACJA OGÓLNA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH ZBIERANYCH PRZEZ ZAKŁAD GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ W GLIWICACH 1
- Administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach reprezentowany przez Dyrektora.
- Dane osobowe są zbierane i przetwarzane w celu:
- Wypełnienia obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa, w związku z realizacją zadań wynikających ze statutu Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej oraz przepisów szczegółowych dotyczących wykonywanych zadań – w takim przypadku niepodanie wymaganych danych będzie skutkowało konsekwencjami przewidzianymi w przepisach prawa,
- Zapewnienia dostępu do informacji o stanie załatwiania spraw (art. 6, ust.1, pkt 3) lit e) ustawy o dostępie do informacji publicznej)
- Zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w budynku ZGM (art. 9a i art.50 ustawy o samorządzie gminnym) –w siedzibie ZGM funkcjonuje monitoring rejestrujący obraz (w tym wizerunek osób)
- Sprawniejszej komunikacji z klientami ZGM – podanie danych kontaktowych (numer telefonu, adres e-mail, adres do korespondencji) jest dobrowolne i podanie tych danych traktowane jest jak zgoda na ich wykorzystanie, a ich niepodanie nie niesie za sobą żadnych konsekwencji. W sytuacji, gdy zostaną Państwo poproszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych również w innym celu i zakresie zostaną wówczas Państwo poinformowani o podstawach przetwarzania tych danych.
- Zawierania i wykonywania umów w związku z realizowanymi zadaniami publicznymi – w tym przypadku niepodanie wymaganych danych osobowych uniemożliwi zawarcie umowy lub jej wykonanie. Gdy obowiązek ujawnienia danych osobowych wynika z przepisów prawa, ich niepodanie będzie niosło za sobą skutek wynikający wprost z tych przepisów.
- Współadministratorami danych osobowych są Miejskie Jednostki Organizacyjne Gminy Gliwice wymienione w Zarządzeniu organizacyjnym nr 84/19 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 12 sierpnia 2019 r. w sprawie: zatwierdzenia uzgodnień dotyczących określenia zakresów odpowiedzialności współadministratorów wynikających z wypełniania obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
- Każdej osobie, której dane są przetwarzane w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej przysługuje prawo do żądania dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania (poprawienia) ich, usunięcia (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), ograniczenia ich przetwarzania a także wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. W przypadku danych zbieranych za zgodą można również cofnąć tę zgodę, a jej wycofanie nie ma wpływu na przetwarzanie danych do momentu jej wycofania.
Przysługujące uprawnienia można realizować poprzez złożenie w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej pisma w formie tradycyjnej opatrzonego podpisem lub wysłać korespondencję elektroniczną z wykorzystaniem pisma ogólnego na platformie SEKAP/ePUAP, potwierdzonego Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W sytuacji gdy przepisy szczególne wprowadzać będą dodatkowe wymogi związane z realizacją wyżej wymienionych uprawnień – zostaniecie Państwo o tym poinformowani.
Każda osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych niezgodne z przepisami prawa, do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w tym innym jednostkom organizacyjnym w celu wykonywania zadań publicznych.
- Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a w szczególności Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt ZGM, opracowanej na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
- W Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowanie.
- Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej odbywa się za pomocą korespondencji e-mail pod adresem: iod@zgm.gliwice.eu lub poprzez kontakt telefoniczny pod nr tel. 32 338 39 77. Można również złożyć zapytanie w formie pisemnej w Biurze Podawczym ZGM, wskazując formę w jakiej oczekują Państwo odpowiedzi i podając dane kontaktowe niezbędne do sposobu udzielenia odpowiedzi.
1 Realizacja obowiązku informacyjnego w związku z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 945/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)