Informacje na temat obowiązujących w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
I. Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach lub na rzecz ZGM w tym:
• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• stażysta,
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
II. Czego może dotyczyć zgłoszenie?
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w ppkt. 1-16.
III. Jak mogę przesłać zgłoszenie?
Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są w postaci pisemnej, za pomocą systemu do przyjmowania zgłoszeń. Formularz służący do przesłania zgłoszenia jest dostępny na stronie: https://app.sygnanet.pl/zgmgliwice/pl. Na tej samej stronie można także monitorować status swojego zgłoszenia.
IV. Co muszę podać w zgłoszeniu?
Zgłoszenie powinno zawierać:
1. orientacyjny lub precyzyjny termin zdarzenia,
2. opis nieprawidłowości, w tym również:
o dane osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, a jeśli wskazanie osoby nie jest możliwe – nazwę działu,
o dane kontrahenta Zakładu – jeżeli sygnalistą jest osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
3. imię i nazwisko zgłaszającego,
4. adres do kontaktu.
Zgłoszenie może zostać uzupełnione zebranymi dowodami i wykazem świadków. Łączny rozmiar dołączanych plików nie może przekraczać 20 MB. Zgłoszenie wraz z załącznikami należy przesyłać wyłącznie przez formularz dostępny na stronie https://app.sygnanet.pl/zgmgliwice/pl. Uzupełnianie zgłoszenia innymi kanałami kontaktu (np. pocztą elektroniczną lub tradycyjną korespondencją) nie jest dopuszczalne.
Zgłoszenie przesłane przez formularz dostępny na stronie https://app.sygnanet.pl/zgmgliwice/pl będzie zaszyfrowane i w sposób poufny przekazane do Dyrektora ZGM. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
________________________________________
Informacja szczegółowa o przetwarzaniu danych osobowych – dla sygnalisty
- Administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach reprezentowany przez Dyrektora. W sprawach związanych z ochroną danych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych korespondencją e-mail pod adresem: iod@zgm.gliwice.eu lub w formie pisemnej na adres Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej (Pl. Inwalidów Wojennych 12, 44-100 Gliwice).
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia przesłanego zgłoszenia naruszenia prawa i podejmowania działań następczych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przepisami ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów. W przypadku podania danych szczególnej kategorii, podstawę ich przetwarzania stanowi art. 9 ust. 2 lit. g) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
- Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom z wyjątkiem podmiotów uprawnionych przepisami prawa. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
- Dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wyznaczonym przepisami prawa, tj. okresie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie tego okresu dane osobowe zostają bezpowrotnie usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone. Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
- Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wystąpienia z żądaniem dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania (poprawiania), a w przypadkach uregulowanych przepisami prawa – do usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.
- Przysługujące uprawnienia można realizować drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu do przyjmowania zgłoszeń lub pisemnie, pocztą tradycyjną (w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: „Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach, Pl. Inwalidów Wojennych 12, 44-100 Gliwice” z wyraźnym dopiskiem na kopercie „Nie otwierać – do rąk własnych”).
- Każda osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych niezgodne z przepisami prawa, do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych osobowych jest wymagane w sytuacji, gdy podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. W takim przypadku uchylanie się od podania danych osobowych może skutkować konsekwencjami wynikającymi z tych przepisów.
- W Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie.
Informacja szczegółowa o przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych w inny sposób niż od osoby, której dane dotyczą (dla osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz dla osoby której dotyczy zgłoszenie)
- Administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach reprezentowany przez Dyrektora. W sprawach związanych z ochroną danych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych korespondencją e-mail pod adresem: iod@zgm.gliwice.eu lub w formie pisemnej na adres Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej (Pl. Inwalidów Wojennych 12, 44-100 Gliwice).
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia przesłanego zgłoszenia naruszenia prawa i podejmowania działań następczych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przepisami ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów. W przypadku podania danych szczególnej kategorii, podstawę ich przetwarzania stanowi art. 9 ust. 2 lit. g) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
- Administrator będzie przetwarzać następujące kategorie danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe (wstawić właściwe dla danego zgłoszenia).
- Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom z wyjątkiem podmiotów uprawnionych przepisami prawa. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
- Dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wyznaczonym przepisami prawa, tj. okresie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie tego okresu dane osobowe zostają bezpowrotnie usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone. Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się.
- Osoba której dane dotyczą ma prawo do wystąpienia z żądaniem dostępu do swoich danych osobowych (w przypadku, kiedy sygnalista nie zrezygnował z ochrony swojej tożsamości), z wyłączeniem informacji, o których mowa w art. 15 ust. 1 lit. g) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) na podstawie art. 8 ust. 6 ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów, oraz do sprostowania (poprawiania).
- Powyższe uprawnienia można realizować drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu do przyjmowania zgłoszeń lub pisemnie, pocztą tradycyjną (w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: „Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Gliwicach, Pl. Inwalidów Wojennych 12, 44-100 Gliwice” z wyraźnym dopiskiem na kopercie „Nie otwierać – do rąk własnych”).
- Każda osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych niezgodne z przepisami prawa, do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Wyłączono jawność informacji o źródle na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy z 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (lub podać źródło danych, jeśli sygnalista zrezygnował z ochrony jego tożsamości).
- W Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie.